La « squad », un concept cher à OneTeam, vise à mobiliser des profils et compétences particulières permettant de répondre à une problématique précise de façon la plus efficace possible. Ainsi, l’équipe projet met en commun les expertises individuelles qui peuvent être techniques, fonctionnelles, organisationnelles ou métier. Cette organisation permet d’atteindre l’objectif attendu auquel sous-tendent différents types de contraintes. Il s’agirait d’une équipe idéale, qui par souci de coût ou de disponibilité, n’est pas toujours envisageable. Néanmoins, elle se prête particulièrement bien à des opérations à court-terme aux besoins précis.
La squad a été mise en place il y a quelques mois pour un de nos clients. Cela a permis de répondre à son besoin et de mener à bien la mission confiée non sans relever certains défis… OneTeam souhaite vous partager son retour d’expérience à travers une interview réalisée en compagnie de quelques membres de cette squad : Guillaume, Pierre et Rodrigue.
Contexte et périmètre
Question : Bonjour à vous trois, tout d’abord, il convient de commencer par une présentation de la mission, son contexte et ses objectifs…
Pierre : il s’agissait de réaliser une mission de tests de non-régression (TNR) en vue de la migration de version de l’outil POS au niveau Monde. Il y avait notamment une forte contrainte de temps.
Rodrigue : en effet, et ce timing serré s’accompagnait également d’une méconnaissance des processus propres au client pour OneTeam et d’une absence totale des scripts à réaliser.
Question : Dès le départ, les défis étaient nombreux donc, comment en êtes-vous arrivés à proposer une squad au client? Quel mode opératoire lui avez-vous proposez ?
Rodrigue : La squad est apparue comme la meilleure réponse à la contrainte de temps imposée par le client. Afin de sécuriser le périmètre et le bon déroulé des opérations, il était nécessaire de mettre en place les bonnes pratiques de la phase de recette dont bénéficierait in fine le client.
Guillaume : Ces bonnes pratiques comprenaient trois axes :
- Définition des scénarii de tests sur l’ensemble des fonctionnalités utilisées grâce aux connaissances de la squad pour la partie standard et à la lecture de la documentation interne pour les spécificités de la marque.
- Création des KPI et outil de suivi/monitoring.
- Mise en place des instances projet débutant par une réunion de lancement réalisée avec une charte projet.
Pierre : Je me permets d’ajouter un dernier axe, celui des outils collaboratifs. Ils permettent à la fois d’échanger facilement en interne au sein de la squad et avec le client. Une bonne communication est essentielle dans tous projets mais encore plus pour celui-ci.
Organisation et fonctionnement
Question : En effet, on l’imagine assez bien, pourriez-vous nous expliquer quelle était l’organisation de l’équipe et comment fonctionnait-elle ?
Guillaume : Les profils fonctionnels ont eu la charge des tests dédiés à l’application avec une répartition par appétence/connaissance des modules ou des spécificités locales (par exemple en terme de fiscalité). Un profil plus technique a eu la responsabilité de la gestion et l’optimisation de la partie infrastructure et serveur. Enfin, l’un de nous avait également le rôle de coordinateur pour assurer le suivi des opérations et la communication vis-à-vis du client.
Pierre : A l’aide de la plateforme collaborative et d’une présence sur site, nous échangions quotidiennement et pouvions avoir une vue d’ensemble de l’avancement. Il fallait veiller à ce qu’aucun d’entre nous ne soit bloqué. En parallèle, avoir un Single Point Of Contact (SPOC) permettait de fluidifier les échanges hebdomadaires notamment en offrant un reporting clair au client. Cela nécessitait tout de même d’uniformiser en amont les comptes-rendus individuels des membres de la squad.
Les challenges à relever
Question : On sent que la squad était bien organisée. Néanmoins avez-vous dû faire face à des difficultés ? et comment y avez-vous remédié ?
Pierre : Évidemment, il y en a eu, sinon ce ne serait pas un projet IT… L’une d’entre elles était fonctionnelle, aucun de nous ne maîtrisait la gestion de n° de série dans un contexte omnicanal. Cela était d’autant plus délicat que cette gestion revêt une contrainte légale. Une formation accélérée et une connaissance approfondie des cas d’utilisation client ont été nécessaires.
Rodrigue : Ce qui fait la force d’une squad peut aussi devenir contraignante. En effet, en parallélisant les tests et en répartissant les modules, cela permettait de gagner en efficacité mais pouvait générer des effets bords pour l’un à partir de données créées par l’autre. Le temps d’analyse et de correction en était alors accru. Là encore, les échanges et la réactivité des membres étaient primordiales pour pallier à cette contrainte. Il faut savoir allier autonomie et esprit collaboratif.
Pierre : Exactement, comme dans toute équipe, il faut avoir les profils adaptés et cela est encore plus vrai pour une mission dite « coup de poing », chaque membre doit être opérationnel au premier jour et disponible à la hauteur de sa charge estimée.
Et l’aboutissement?
Question : Il semble que le sujet est bien maitrisé. C’est donc logiquement qu’on aimerait en connaître les résultats.
Rodrigue : Très positif. D’un point de vue client, nous sommes parvenus à réaliser l’objectif en respectant les délais. La migration a dû être repoussée en raison d’une anomalie bloquante détectée par nos soins lors des TNR, ce qui souligne (s’il le fallait) la nécessaire qualité de cette étape projet. Le travail sérieux, l’organisation structurée et la qualité des livrables ont aussi été reconnus par le client. Chez OneTeam, cela nous tient particulièrement à cœur.
Pierre : Grâce à cette mission, nous avons été également engagés dans le dispositif de mise-en-production puis chargés de la période d’hypercare. D’une part, la partie technique réalisée sur l’environnement de test avait donné lieu à un plan de migration détaillé et une vue précise de l’infrastructure client. D’autre part, les tests nous ont permis d’approfondir les connaissances des process client. Cela nous donnait toute légitimité dans ce dispositif et nous permettait d’agir efficacement.
Guillaume : En interne, nous avons aussi veillé à capitaliser sur cette mission dans un objectif d’amélioration continue : identifier les bonnes pratiques pour les reproduire et les moins bonnes pour les corriger tout en partageant les connaissances et compétences acquises.
Voilà donc, la synthèse de cette mission de type squad qui fut riche et intense. Elle a été source de défis qui ont su être relevés. Il apparaît qu’un besoin précis, un périmètre validé, une organisation concrète et une communication transparente sont autant de critères nécessaires en vue de maîtriser la réalisation d’une mission de ce type. Ici, il s’agissait de couvrir la phase de recette. Il est possible de créer des squads pour d’autres contextes.
Si vous êtes intéressés ou désirez simplement en savoir davantage sur le concept de la squad, n’hésitez pas à nous contacter.